6 Συμβουλές για την οργάνωση της ημέρας και την παραγωγικότητά σας

Θυμηθείτε όταν πιστεύαμε ότι η τεχνολογία θα μας σώσει πολύ χρόνο; Πριν από δύο δεκαετίες, πιστεύαμε ότι, για παράδειγμα, η αποστολή ενός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα χρειαζόταν πολύ λιγότερο χρόνο από τη λήψη μιας επιστολής.

Φυσικά, η αποστολή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι πολύ πιο γρήγορη από το γράμμα, αλλά δεν μπορούσαμε να προβλέψουμε όλα εκείνη την εποχή. Αυτό που δεν γνωρίζαμε ήταν ότι, ενώ θα μας επέτρεπε να εξοικονομήσουμε χρόνο αφενός, θα ξοδεύαμε ακόμη περισσότερες ώρες και ώρες σε άλλες δραστηριότητες σχετικές με την τεχνολογία.

Κάθε μέρα, έχουμε μια χιονοστιβάδα spam, ειδοποιήσεις Facebook, μηνύματα WhatsApp και ατελείωτες ιστορίες για να παρακολουθήσετε σε μισή ντουζίνα διαφορετικές εφαρμογές. Δηλαδή, έχουμε διακοπεί όλη την ώρα και είναι πολύ δύσκολο να διατηρηθεί η συγκέντρωση.

Με τόσους πολλούς πόρους στο χέρι, μπορεί να είναι δύσκολο να οργανωθούμε για να παραμείνουμε παραγωγικοί, γεγονός που μας καθιστά πολύτιμες ώρες καθημερινά με το συσσωρευτικό χάος. Εάν υποφέρετε από αυτό το ζήτημα, ρίξτε μια ματιά στις συμβουλές που έχουμε χωρίσει:

1. Ελέγξτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, αλλά διαβάστε μόνο τα σημαντικά

Σύμφωνα με ορισμένους συγγραφείς, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενεργοποιούν μια ώθηση στον εγκέφαλό μας, προκαλώντας την αναζήτηση ανταμοιβών. Περιμένουμε κάποια υπέροχα νέα που θα έρθουν μέσα από αυτό το εργαλείο, επομένως ελέγχουμε τα εισερχόμενα χωρίς διακοπή; κάτι που δεν συμβάλλει στην παραγωγικότητα.

Επίσης διαβάστε: 10 συνήθειες που πρέπει να αποφύγετε να είστε πιο παραγωγικοί

Το κλειδί για την επίλυση αυτού του προβλήματος είναι να κάνετε δύο ή τρία διαλείμματα 30 λεπτών την ημέρα για να ελέγξετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και να είστε επιλεκτικοί για το τι διαβάζετε. Τα διαφημιστικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και οι προσφορές, για παράδειγμα, δεν πρέπει να καταλαμβάνουν μεγάλο μέρος της ημέρας σας.

2. Μην εμπιστεύεστε τη μνήμη: γράψτε την!

Όπως θυμήσατε τα περισσότερα από τα μαθήματα του σχολείου όταν σημειώσατε σημειώσεις στο σημειωματάριό σας, είναι ευκολότερο να θυμάστε τις καθημερινές εργασίες αν τις γράψετε.

Αξίζει να σημειωθεί στο κινητό τηλέφωνο ή στο παραδοσιακό σημειωματάριο χαρτιού. Μπορεί να διαπιστώσετε ότι θα περάσετε μερικά δευτερόλεπτα αφιερώνοντας τον εαυτό σας στην καταγραφή των καθηκόντων σας, αλλά θα ευχαριστήσετε τον εαυτό σας αργότερα την ημέρα.

3. Έχετε μια σωστή θέση για τα πάντα

Η ζωή γίνεται ένα χάος όταν δεν ξέρουμε πού να βρούμε αυτό που χρειαζόμαστε τη στιγμή που την χρειαζόμαστε. Και αυτό ισχύει για αντικείμενα όπως ο φορτιστής τηλεφώνου και ο τίτλος του ψηφοφόρου καθώς και τα ψηφιακά έγγραφα, τα οποία καταλήγουν να χάνονται εν μέσω τόσων συσκευών και υπηρεσιών αποθήκευσης σύννεφων.

Ενώ τα αντικείμενα πρέπει να έχουν τη σωστή θέση (και πρέπει πάντα να τα επιστρέφετε σε αυτό το μέρος μετά τη χρήση), μπορείτε να οργανώσετε τα ψηφιακά σας έγγραφα σε ομάδες ανάλογα με τη συχνότητα χρήσης. Βεβαιωθείτε ότι έχετε διατηρήσει ένα αρχείο που περιγράφει τον τρόπο λειτουργίας του συστήματός σας.

Διαβάστε επίσης: Πώς να εμποδίσετε τα προσωπικά προβλήματα να παρεμποδίσουν την επαγγελματική ζωή

4. Ορίστε τις λίστες υποχρεώσεων και διαγράψτε τις αμέσως μόλις τις ολοκληρώσετε

Οι παραδοσιακές λίστες υποχρεώσεων είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για τον προγραμματισμό της ημέρας σας; και μπορείτε να το κάνετε σε χαρτί ακόμα και αν δεν ταιριάζει καλά με τις ψηφιακές λίστες. Διαχωρίστε τις μακρύτερες εργασίες σε μικρότερα βήματα και τα διασχίστε καθώς τελειώνουν.

Επίσης, σημειώνοντας μια πρόβλεψη για το πότε θα εκτελέσετε κάθε εργασία είναι επίσης ένα καλό κόλπο για να οργανώσετε καλύτερα το χρόνο σας.

5. Βρείτε χρόνο για να οργανωθεί

Στο τέλος κάθε ημέρας, προσπαθήστε να αφαιρέσετε περίπου 15 λεπτά για να θέσετε τα πράγματα σας στη θέση τους; είτε είναι αρχεία στον υπολογιστή σας εργασίας ή τα ρούχα γύρω από το δωμάτιό σας. Το σημαντικό είναι να μην αφήσουμε το χάος να συσσωρευτεί για την επόμενη μέρα.

Στην αρχή μπορεί να φαίνεται ότι περνάτε περισσότερο χρόνο, αλλά αυτή η συνήθεια θα σώσει πολλές ώρες των επόμενων ημερών.

6. Μην μιλάτε συνεχώς πολλές φορές

Κάνοντας πολλές δραστηριότητες ταυτόχρονα μπορεί να φαίνεται σαν ένας καλός τρόπος για να εξοικονομήσετε χρόνο, αλλά αυτό δεν είναι καλή ιδέα όταν κάνετε κάτι σημαντικό που απαιτεί τη συγκέντρωσή σας.

Διαβάστε επίσης: Οργάνωση χώρου εργασίας και επαγγελματική εικόνα

Η διακοπή μιας εργασίας για να ελέγξετε μια ειδοποίηση στο τηλέφωνό σας, για παράδειγμα, απαιτεί πολύ περισσότερο χρόνο από ό, τι ακούγεται, καθώς χρειάζονται περισσότερα από 20 λεπτά για να ανακτήσετε το προηγούμενο επίπεδο συγκέντρωσης. Δηλαδή, αν χρειάζεστε πλήρη προσοχή για να ολοκληρώσετε μια εργασία, είναι καλύτερο να απενεργοποιήσετε οποιοδήποτε είδος συναγερμού που θα μπορούσε να αποσπάσει την προσοχή.

Στην αρχή μπορεί να φαίνεται λίγο δύσκολο να εφαρμόσουμε τις συμβουλές που προτείνουμε, αλλά είναι όλες οι συνήθειες που μπορούν να κερδηθούν μέσα από την επιμονή στην καθημερινή ζωή.

Δεν θέλει κόπο, θέλει τρόπο! - Β. Μπαμπούρης & Κ. Ναδάλης (Δεκέμβριος 2019).


  • 1,230